Uma nota é uma atividade. É o contexto digitado que não é uma chamada, uma reunião ou um e-mail sincronizado. Após uma revisão, um orientador escreve duas frases sobre James: o que ele decidiu e o que ainda precisa de assinatura. Essa nota fica na linha do tempo com todo o resto, datada, atribuída e visível para pessoas que podem ver o registro.

Use uma nota para julgamento. Use uma ligação ou reunião quando isso acontecer. Você ainda pode pedir ao Max para escrever a nota de uma mensagem ou nota de áudio, da mesma forma que registra uma chamada. Não cole um e-mail inteiro em uma nota. O e-mail já está na linha do tempo se a caixa de correio estiver conectada.

As notas não são um segundo banco de dados. Se você continuar escrevendo o mesmo fato, “o mês da revisão é março”, esse fato precisa de um campo. A nota é para a história em torno dela.

Uma tarefa é uma tarefa com um proprietário e, quando for importante, uma data de vencimento. Ele pode ficar em um registro, em sua caixa de entrada pessoal ou em ambos.

No registro, a guia Tarefas mostra todos os itens abertos daquela linha, independentemente de quem o criou. Se você e um líder de operações adicionarem uma tarefa sobre James, ambos aparecerão lá. Essa é a imagem que você deseja antes de uma revisão: o que ainda está pendente nesta casa.

Sua caixa de entrada é a outra imagem: o que é atribuído a você em cada registro. Atribua a tarefa ao criá-la. Se você deixá-lo sem atribuição, ele permanecerá com James e nunca chegará à caixa de entrada de ninguém. É assim que o trabalho fica tranquilo. Coloque um nome nisso. Coloque uma data apenas quando houver um prazo real, como uma data de financiamento ou uma janela regulatória.

Criar uma tarefa no mandato e atribuí-la às operações é suficiente. Eles verão isso na oferta e em sua caixa de entrada. Concluí-lo limpa ambos. Você não precisa de uma tarefa paralela em outra ferramenta.

Estas não são tarefas automatizadas do Max. Max pode ter seus próprios trabalhos agendados, cobertos posteriormente quando você o configurar. Essa lição é o afazer humano: ligar para o cliente, mandar o IPS, marcar a avaliação.

Um arquivo é um anexo na linha: um IPS, um mandato assinado, um formulário de beneficiário. Carregue-o no James, ou no acordo, ou no ticket, dependendo de qual registro alguém abrirá para encontrá-lo. Se o documento for sobre domicílio, coloque-o na pessoa ou na empresa. Se for sobre a oportunidade, coloque-a no negócio.

Os arquivos aparecem no histórico do registro para que você possa ver quem os adicionou. Eles não são um substituto para um campo. “IPS em arquivo” ainda pode ser sim ou não em Contato. O PDF é o arquivo. O campo é o que você filtra e informa.

Não crie uma tabela de Arquivos. Não armazene a única cópia em um chat com Max. As conversas Max não são registradas. Se o documento for importante, ele pertence a James.

James é um contato. O mandato está aberto. O ticket do beneficiário fica por sua conta. Um consultor deixa uma nota após a revisão, carrega o IPS marcado e cria uma tarefa para as operações: atualizar os beneficiários até sexta-feira. O departamento de operações vê a tarefa em sua caixa de entrada, abre o James, lê a nota, baixa o arquivo e finaliza o ticket. Ninguém encaminhou um pacote de anexos. Max ainda pode resumir o agregado familiar porque a nota, o ficheiro e a actividade estão nos mesmos registos que a equipa já utiliza.

As permissões ainda se aplicam. Se um grupo não conseguir ver a linha do tempo, não verá um e-mail privado próximo a essa nota. Se eles conseguirem abrir o registro, poderão trabalhar na tarefa e no arquivo que você pretendia compartilhar. Coloque os documentos confidenciais no registro que você pretende e conceda grupos propositalmente.

Esta é a última lição sobre configuração do Workspace e CRM. Agora você tem um modelo de dados, objetos, tipos de registro, atividades, campos, tabelas, visualizações, usuários, grupos e o trabalho que fica em um registro. O teste ainda é o mesmo. Você pode explicar James Harrington em um minuto? Person, family office, mandato, ticket. Lead tornou-se contato. E-mail e telefone permaneceram únicos. A linha do tempo contém os e-mails, o grupo WhatsApp, a chamada Max registrada, a nota, o arquivo e a tarefa. Os consultores veem isso por meio das visualizações que estrelaram. Operações tem acesso ao grupo para finalizar o trabalho.

Se a imagem estiver clara, você está pronto para a próxima seção: sincronizar seus dados e, em seguida, configurar o Max em um workspace que já faz sentido.