People é o objeto. Lead e Contato são tipos de registro no People. Ambos são indivíduos. Ambos têm um nome, uma forma de alcançá-los e uma empresa. Eles não precisam da mesma superfície de trabalho.

Um lead pode precisar de uma fonte, uma próxima etapa e uma data para a primeira reunião. Um contato pode precisar de uma data de integração, uma família, uma cadência de revisão e um proprietário de sucesso. Se você dividir isso em dois objetos, você dividirá a identidade. O mesmo e-mail pode existir em mais de um lugar. A atividade fica dispersa. Max não pode contar uma única história sobre James Harrington no Harrington Family Office, porque James agora vive em dois registros.

Os tipos de registro mantêm um objeto People e permitem que cada tipo de pessoa mostre os campos importantes. Deals pode seguir o mesmo padrão posteriormente, com novos negócios e renovações. A regra não muda. Um substantivo, mais de um sabor.

Você também verá um campo Tipo de Relacionamento em People, com valores como Lead e Cliente. Esse campo é um rótulo simples. É útil quando você só precisa de um crachá. Use um tipo de registro quando Leads e Contatos precisarem de campos diferentes, visualizações diferentes ou uma etapa de conversão real. Um rótulo não pode ocultar os campos familiares de um contato de uma visualização de lead. Um tipo de registro pode.

A conversão é uma alteração de tipo no mesmo registro. Não é uma cópia e não é uma nova criação. Frontline atualiza o tipo de registro de Lead para Contato (ou vice-versa). Tudo o que já pertence a essa pessoa fica: nome, e-mail, telefone, empresa, notas, arquivos, tarefas e linha do tempo da atividade.

O que muda é a superfície de trabalho. Os campos somente leads param de ser exibidos. Os campos de contato aparecem, prontos para serem preenchidos. As visualizações mudam de acordo com o tipo, para que a equipe chegue a um layout de contato em vez de uma lista de leads. Os valores nos campos que não são mais exibidos ainda são armazenados no registro. Se você converter de volta, eles ainda estarão lá.

Campos exclusivos ainda se aplicam a todo o objeto. No People, o e-mail e o telefone permanecem únicos, mesmo que um registro seja um Lead e outro seja um Contato. Você não pode ter james@harringtonfo.com como lead e novamente como contato. Pesquise primeiro. Se James já existe, converta-o. Se você criar um segundo registro, Frontline o tratará como duplicado e sua equipe perderá a linha do tempo que já existe.

Uma edição normal não pode alterar o tipo. A conversão é sua própria ação, propositalmente, portanto, uma atualização casual de campo não pode mover alguém silenciosamente de Lead para Contato. Você também precisa de permissão para atualizar o tipo atual e o tipo de destino. A alteração é gravada no log de auditoria como uma conversão, para que você possa ver quem moveu o registro e quando.

Abra a pessoa. Use converter e escolha Contato. Esse é todo o caminho Playbook.

Veja a empresa de riqueza das últimas lições. James Harrington começa como Lead, indicado após uma primeira conversa. Seu e-mail, o family office e os primeiros e-mails já estão registrados. Há um Deal aberto para um mandato discricionário de US$ 12 milhões. Quando o mandato é assinado e os primeiros fundos chegam, um consultor abre James e o converte de Lead em Contato. Ninguém redigita o e-mail. Ninguém reconstrói o vínculo da empresa. O ticket de mudança de beneficiário da semana passada ainda está na sua timeline. A equipe agora vê os campos de contato, como cadência de revisão e domicílio, e pode concluir a integração no mesmo registro.

Converta na outra direção apenas quando for sincero. Um contato que esfria pode se tornar um lead novamente. Ainda é a mesma pessoa. Não crie um novo lead “para manter o pipeline limpo”. É assim que as duplicatas começam.

A conversão Playbook é certa quando uma pessoa faz a ligação. Workflows está certo quando a regra é clara e você não quer que a equipe se lembre da etapa.

No Studio, um Workflow pode alterar o tipo de registro. A ação é “alterar tipo de registro”. Você aponta para o registro que já possui e nomeia o tipo de destino. Frontline então faz a mesma conversão que uma pessoa faria Playbookmente: mesma linha, novo tipo, histórico intacto.

Um padrão comum para uma equipe de riqueza é este. Quando o Deal vinculado a um Lead está marcado como Ganho, o Workflow converte essa pessoa em Contato. Outro padrão: um formulário de integração preenchido ou uma conta com fundos no custodiante aciona a mesma mudança. Você também pode converter caminhos em massa, como após uma revisão de importação, desde que cada etapa ainda atualize o registro existente em vez de criar um novo.

Crie o Workflow para que ele encontre James primeiro e depois o converta. Não crie um contato e espere que o lead desapareça. Criação e conversão são ações diferentes. Se o Workflow for criado, agora você terá duas pessoas. Se for convertido, você terá uma pessoa do tipo certo, com o mandato, os e-mails e o family office ainda anexados.

Você ainda pode fazer com que uma pessoa converta um registro que um Workflow perdeu. Os dois caminhos não estão em conflito. Eles escrevem o mesmo tipo de mudança.

Um campo pode pertencer ao Lead, ao Contato ou a ambos. Os campos compartilhados, como nome e e-mail, devem estar em ambos os tipos para que a conversão nunca pareça que os dados desapareceram. Os campos somente de lead, como origem e próxima etapa, permanecem em Lead. Os campos somente para contato, como família e cadência de revisão, permanecem em Contato. Se você adicionar um campo e não definir seu escopo, ele aparecerá em todos os tipos. Seja deliberado.

As visualizações também pertencem a um tipo de registro. Os leads podem ser abertos como uma tabela classificada pela próxima etapa. Os contatos podem abrir como uma tabela agrupada por consultor ou mês de revisão. A troca de tipos na IU troca as colunas que você vê e a visualização em que você acessa. O objeto permanece um objeto. A superfície de trabalho muda com o trabalho.

Cada objeto possui pelo menos um tipo de registro. Um deles é o padrão. Novos registros chegam lá, a menos que você escolha o contrário. Muitas equipes tornam Lead o padrão para People, então os nomes de entrada começam no pipeline e depois são convertidos em Contato quando o relacionamento é real. O tipo padrão é protegido, portanto você não pode renomeá-lo ou excluí-lo enquanto ele ainda for o padrão. Você ainda pode alterar quais campos são exibidos. Se você quiser um padrão diferente, promova primeiro outro tipo.

Os tipos de registro também podem ter seu próprio nome, ícone e substantivo singular, então a UI pode dizer “Criar lead” em vez de “Criar pessoa” quando esse for o tipo em que você está.

Não crie um tipo de registro para cada filtro que você gostaria de ter. Se a única diferença for “cliente potencial versus cliente” como selo, esse pode ser um campo. Use Lead e Contato como tipos quando o processo, os campos e a conversão realmente mudam.

Não crie um novo objeto porque duas equipes desejam um layout diferente da mesma pessoa. É para isso que os tipos de registro de caso foram criados. Um novo objeto é para um novo substantivo. Um novo tipo de registro é para um novo tipo de substantivo que você já possui.

E não use tipos de registro para ignorar a exclusividade. Se duas equipes quiserem “sua própria” cópia de um contato, a solução são permissões, visualizações ou uma conversa sobre propriedade. Não é um segundo disco. Frontline foi projetado para que uma pessoa seja uma pessoa, em todo o objeto.

Se você puder dizer “isto ainda é uma pessoa, apenas um lead ou um contato”, use um tipo de registro e converta quando o relacionamento mudar. Faça isso Playbookmente quando o julgamento for necessário. Faça isso com um Workflow quando a regra for confiável, como um mandato ganho ou uma conta financiada.

Faça essa distinção corretamente e o resto do workspace permanecerá calmo. Os campos permanecem nos tipos que precisam deles. As visualizações permanecem legíveis. Max pode acompanhar James desde o primeiro e-mail até a avaliação do cliente sem perder o foco. Esse é o objetivo dos tipos de registro: mesmo registro, processo mais nítido.

A seguir neste curso veremos os campos: os detalhes de cada registro, quais tipos usar e o que Frontline já guarda para você.