Quando uma mensagem chega, Max a lê e aplica um ou mais de seus rótulos no provedor. No Gmail esses são rótulos. No Outlook são categorias e, quando você pede, pastas.

As etiquetas padrão são fornecidas com Max. Eles são o conjunto numerado que você vê na caixa de correio.

1: responder é uma mensagem que precisa de uma resposta sua. Uma pergunta sobre um Deal aberto. Um lead pedindo um tempo. Este rótulo é aquele que gera um rascunho por padrão.

2:watching é um tópico onde você está em CC e espera-se que outra pessoa responda.

3: o agendamento necessário é um pedido explícito para reservar, mudar ou cancelar horário. Muitas vezes fica ao lado para responder.

4: aguardando resposta é o e-mail que você enviou, onde está esperando. Acompanhamentos veja aqui.

5:actioned é um thread que está concluído.

6: Para sua informação, 7: atualização da reunião, 8: comentário, 9: notificação são conscientização. Encaminhamentos, correio de calendário, comentários de documentos, alertas de ferramentas.

10: marketing é correio frio ou promocional. Por padrão, Max o remove da caixa de entrada e o deixa fora da ingestão do CRM.

11:a ação necessária é o trabalho que você realiza fora do e-mail. Assine um DocuSign. Aprove algo em outra ferramenta.

Você pode desativar um rótulo padrão. Você não pode excluí-lo.

As etiquetas personalizadas são suas. Um nome, uma breve descrição de quando usá-lo, uma cor. Exemplos: “Harrington”, “documentação fechada e ganha”, “solicitação de fatura”. Max usa essa descrição da mesma forma que usa as diretrizes padrão.

As instruções de categorização ficam na caixa de correio. Regras extras para esta caixa de entrada. “Boletins informativos de fornecedores são para sua informação.” “Qualquer coisa do conselho do family office deve responder.” Informe-os sobre o que é a correspondência, não como responder.

Você também define o quão apertado será a resposta e o marketing. Uma resposta mais precisa significa menos rascunhos. Um marketing mais rigoroso significa que menos promoções saem da caixa de entrada.

Cada etiqueta, padrão ou personalizada, possui dois interruptores que alteram a caixa postal.

Mover para pasta tira a mensagem da caixa de entrada quando esse rótulo é aplicado.

Em Gmail, Max aplica o rótulo e remove a Caixa de entrada. O tópico ainda pode ser pesquisado sob esse rótulo. O marketing faz isso por padrão.

No Outlook, Max aplica a categoria e, quando ativada, move a mensagem para uma pasta com o mesmo nome. Ele cria essa pasta se ela estiver faltando. Outlook só pode residir em uma pasta, então esta é uma mudança real, não apenas uma tag.

Use mover para pasta quando quiser que essa classe de e-mail fique fora do caminho. Marketing. Um rótulo de “recibos” personalizado. Deixe desligado para responder e observar para que fiquem na caixa de entrada.

Gerar rascunho informa ao Max para escrever uma resposta quando esse rótulo for aplicado, se o rascunho estiver ativado para a caixa de correio. Para responder, tenha isso ativado. Você pode ativá-lo para um rótulo personalizado, por exemplo “solicitação de fatura”, para que esses tópicos também recebam um rascunho. Você pode desligá-lo para responder se quiser apenas rótulos.

A ingestão é se esse e-mail alimenta People, Companies e memória. O marketing está desativado. Para responder e para sua informação estão ativados.

Quando um thread rotulado é configurado para gerar um rascunho, Max grava em Gmail ou Outlook. Ele lê o tópico, o Person, o Company, o Deal e qualquer Playbook de e-mail que corresponda.

Você não define um estilo de escrita. Max aprende o tom desse destinatário pela maneira como você já escreve para ele e pela conversa à sua frente. Uma resposta de Harrington soa como suas últimas respostas de Harrington. Um novo lead soa como você abre novos leads. Deixe o estilo fora das instruções.

As instruções Drafting são o que fazer para esta caixa de correio. “No Deals aberto, mencione o estágio e a última interação.” “Se eles pedirem horário, inclua meu link de agendamento.” “A fatura pede: retire do Stripe no mês passado e coloque o link no rascunho.” Esse é o trabalho. O tom permanece com o destinatário.

Os Playbooks de email são a versão reutilizável desse trabalho. A descrição é quando usá-lo. As instruções são como. Atribua-os e coloque-os no escopo desta caixa de correio ou de todas elas.

Um Playbook para fatura pede: combine o remetente com um Company, busque a fatura Stripe do mês passado, coloque o link no rascunho.

Um Playbook para uma resposta sequencial que deseja uma reunião: abra o Person e o Deal, escreva um breve sim, inclua o link do calendário.

As instruções da caixa de correio se aplicam a todos os rascunhos dessa caixa de entrada. O Playbook se aplica quando a descrição corresponde. Ambos podem ser executados no mesmo thread. Você ainda aprova o envio.

Uma assinatura personalizada, se você definir uma, será anexada. Os links de agendamento das configurações do Max estão disponíveis quando o Playbook ou as instruções exigem um tempo.

Os acompanhamentos precisam de rotulagem. Max analisa os e-mails que você enviou e que ainda aguardam resposta. Após o número de dias que você definiu, de 1 a 30, ele escreve um rascunho de acompanhamento nesse tópico. Um passe diário. Você envia.

As instruções de acompanhamento são quando e como cutucar. “Se eu pedisse um mandato assinado, lembre-os uma vez e ligue.” “Se eu enviei um orçamento, pergunte se eles têm dúvidas.” A mesma regra da redação: este é o trabalho, não a voz. O tom ainda vem desse destinatário.

Os rascunhos de acompanhamento também veem suas instruções de rascunho e os Playbooks de e-mail nessa caixa de correio. O playbook de fatura do Stripe pode ser executado novamente se a espera for por causa de uma fatura. O Playbook da reunião pode ser executado se você estiver esperando um horário.

Se você já respondeu no tópico, Max limpa o rascunho obsoleto. Aguardar resposta é para tópicos que ainda estão abertos.

Draft desativado: Max para de escrever novos rascunhos. Drafts já em Gmail ou Outlook permanecem. Você os envia ou exclui lá.

Acompanhamentos desativados: o passe diário é interrompido. Os rascunhos de acompanhamento existentes permanecem na caixa de correio.

Rotulagem desativada: Max para de aplicar etiquetas. Drafts e acompanhamentos precisam de rotulagem, então desligue-os primeiro ou mantenha a rotulagem ativada.

Desativar a rotulagem não remove rótulos, categorias ou pastas do Gmail ou Outlook. Os rótulos numerados, seus rótulos personalizados e quaisquer pastas criadas pelo Max permanecem no provedor. Frontline os deixa lá de propósito, portanto, desabilitar o agente não exclui a forma como sua caixa de entrada está organizada. Se você quiser que eles desapareçam, exclua você mesmo esses rótulos ou pastas em Gmail ou Outlook.

A mesma ideia quando você remove um rótulo personalizado em Frontline. Sai da lista Frontline. O rótulo ou categoria no provedor permanece até você excluí-lo.

Ative novamente a rotulagem e o Max sincroniza o conjunto ativo com o provedor novamente e começa a classificar novos e-mails.

Defina isso por caixa de correio. O trabalho pode rotular, rascunhar e acompanhar. Personal só pode etiquetar, com o marketing movido para uma pasta. Leia um rascunho antes de enviar. O agente é o primeiro passo. Você ainda é o remetente.