Registros de People. Qualquer tipo de registro do objeto People funciona, então a mesma estrutura atende prospects, leads inbound, candidatos ou clientes de consultoria, conforme a forma como você modelou o CRM.

Vamos continuar com o exemplo de gestão de patrimônio usado ao longo da Academia. James Harrington chega como um lead inbound com um mandato de $12M. Você inscreve o registro de People dele em «Acompanhamento de leads inbound», e a Sequência cuida do primeiro contato, do lembrete e do aviso para ligar enquanto você continua trabalhando no restante do pipeline.

Da conta de email do usuário que fez a inscrição, conectada no Max em Connections (Gmail ou Outlook). No momento da inscrição, a Frontline define o remetente. Se esse usuário tiver exatamente uma conta conectada, ela será escolhida automaticamente. Se tiver várias, ele poderá escolher qual usar.

É por isso que a inscrição tem alguns requisitos. O usuário precisa ter acesso ao registro de People, uma licença ativa do Max e uma conta de email conectada. Quando algum desses itens estiver ausente, a inscrição será registrada como failed com o motivo, em vez de simplesmente não acontecer.

Send Email. Seleciona um template de email, define se deve iniciar um novo email ou responder na conversa da etapa anterior e, opcionalmente, adiciona sua assinatura e um link para cancelar a inscrição.

Send WhatsApp Message. Envia um template aprovado do WhatsApp de um dos seus números comerciais para a pessoa inscrita. O telefone é lido no registro no momento do envio, começando pelo campo Phone Number.

To-Do. Cria uma tarefa no registro da pessoa inscrita, com título, tipo (como tarefa ou ligação), prazo em dias e responsável. Por padrão, a Sequência fica aguardando até que essa tarefa seja concluída. É assim que você monta um fluxo em que «a máquina envia dois emails e depois uma pessoa liga». Também é possível continuar imediatamente quando a tarefa serve apenas como lembrete.

Wait. Pausa a Sequência por minutos, horas ou dias.

Condition. Avalia até cinco ramificações em ordem, além de uma ramificação alternativa. Você pode ramificar com base nos campos da pessoa inscrita, no engajamento com uma mensagem anterior específica (resposta, abertura, clique, contagens de abertura e clique ou status de entrega) e na saída de uma etapa anterior. Uma ramificação também pode encerrar a Sequência quando houver correspondência.

Data Action. Cria, atualiza, pesquisa ou exclui registros, ou altera o tipo de registro em qualquer objeto ou tabela, inclusive na pessoa inscrita. É executada com as permissões do usuário que fez a inscrição, portanto nunca pode acessar dados que essa pessoa não poderia acessar. É assim que você marca uma etapa do ciclo de vida como «Contatado» ou grava o resultado em um Deal.

Trigger Workflow. Executa um dos seus Workflows de automação dentro da Sequência. Pode iniciá-lo e seguir em frente, ou manter a Sequência aguardando até que o Workflow termine para depois continuar ou falhar de acordo com a política escolhida.

As etapas Send Email fazem referência a um template em vez de armazenar o próprio texto. Os templates ficam em um gerenciador onde você pode criar, editar, duplicar e arquivar, com histórico de versões para cada alteração.

Eles aceitam variáveis de Person como nome, sobrenome, empresa, cargo ou localização, portanto um único template atende todos os destinatários. O corpo usa a versão atual do template no momento do envio. Isso significa que uma edição feita hoje melhora o próximo envio para todas as pessoas que já estão inscritas.

Como o template é compartilhado, arquivar um template ainda referenciado faz essa etapa falhar no momento do envio. Atribua um template ativo à etapa e ela voltará a funcionar.

Quando o link de cancelamento está ativado, a Frontline adiciona um link assinado. Se o destinatário confirmar, a pessoa será marcada como «não contatar» e sairá da Sequência.

Existem três formas, e todas chegam ao mesmo mecanismo.

Pelo próprio registro, no perfil da pessoa. É o caminho natural quando você já está visualizando o registro.

Pela aba Recipients da Sequência, com uma pessoa ou várias de uma só vez. A inscrição em massa mostra o que aconteceu com cada pessoa: created, skipped, em conflito com outra Sequência ou bloqueada pela regra de não contatar.

Por um Workflow, usando uma etapa Sequence Action. É assim que você automatiza a inscrição.

A etapa Sequence Action pode inscrever, remover, pausar ou retomar, então um Workflow pode gerenciar todo o ciclo de vida. O envio de um formulário inscreve, um Deal marcado como ganho remove, uma escalação de suporte pausa e a resolução retoma.

Você escolhe de onde vêm as pessoas: registros específicos selecionados por você, o registro que acionou o Workflow ou uma variável que contém uma pessoa, um registro de Person ou uma lista gerada por uma etapa de pesquisa anterior.

Para a inscrição, você também escolhe o usuário responsável, porque isso define de qual conta de email o envio sairá. É possível ler esse usuário de uma variável, usar o owner da pessoa ou fornecer à etapa um grupo de usuários com estratégia de seleção First, Last ou Random. A Frontline percorre esse grupo em ordem e ignora quem não estiver elegível, permitindo distribuir leads de forma rotativa entre a equipe comercial sem outra ferramenta.

Cada Sequência tem o status Draft ou Live. Draft é onde você constrói. Live é o status que aceita inscrições. A quantidade de Sequências que podem ficar Live ao mesmo tempo depende do seu plano.

Mark completed on reply encerra a Sequência quando a pessoa responde a um email ou responde pelo WhatsApp após uma etapa recente nesse canal. Mark completed on meeting booked encerra quando uma reunião com essa pessoa aparece no calendário. As duas opções ficam ativadas por padrão, o que normalmente é o ideal: uma conversa ativa deve substituir um lembrete automatizado.

Track email opens insere um pixel de rastreamento, e Track email clicks reescreve os links. As duas opções alimentam o Analytics e as condições de engajamento do builder.

Uma janela de entrega define os horários e dias da semana em que a Sequência pode enviar. Você também pode substituir o fuso horário da conta para uma Sequência específica. Quando um envio cai fora dessa janela, o mecanismo adia para o próximo horário permitido em vez de enviar em um momento inadequado, registrando o adiamento na timeline do destinatário. Sem uma janela própria, a Sequência herda o padrão da conta, que começa de segunda a sexta, das 9h às 17h.

Administradores e owners gerenciam as configurações de Sequências para toda a conta. A janela de entrega padrão vale para todas as Sequências que não tenham uma própria, e o fuso horário da conta é usado como alternativa no agendamento.

A configuração mais importante define se uma pessoa pode participar de mais de uma Sequência ao mesmo tempo. Por padrão, não pode. Inscrever James enquanto ele está em outra Sequência Live gera um conflito, e você decide se deseja substituí-la. Ao permitir várias, você também define o número máximo de Sequências simultâneas por pessoa. Isso evita que três colegas abordem o mesmo contato em paralelo.

A aba Recipients lista todas as pessoas da Sequência com seus status: active, waiting, paused, completed, exited, removed ou failed. Ao abrir um destinatário, você vê uma timeline de cada etapa, mensagem, abertura, clique, resposta, tarefa, adiamento e saída, além do motivo do encerramento. A partir dali, pode pausar, retomar, remover ou encerrar manualmente um destinatário e adicionar uma nota.

A aba Analytics mostra o resumo, um funil por etapa e uma série temporal. Para email, informa aberturas, cliques, respostas e bounces. Para WhatsApp, informa delivered, read, replied e failed, pois os dois canais oferecem sinais diferentes.

A atividade da Sequência também aparece no registro da pessoa. Quem abrir o perfil de James Harrington verá a inscrição, os emails e o resultado na mesma timeline do restante do relacionamento.

A maioria das falhas está nos dados. Uma etapa de email precisa de um endereço de email no registro. Uma etapa de WhatsApp precisa de um telefone. Uma etapa Send Email precisa de um template ainda ativo. O log do destinatário informa o campo ou template exato para facilitar a correção.

Esta distinção economiza tempo: Retry é para quando um provedor ficou indisponível por pouco tempo. Re-enrollment é para quando você acabou de corrigir o registro. Quando a falha veio de dados ausentes, corrija o registro e inscreva a pessoa novamente em vez de tentar executar a mesma inscrição outra vez.

As Sequências são compartilhadas como seus Workflows, agentes e tabelas. Full access permite editar, publicar e operar. Operator permite que um colega inscreva e gerencie destinatários em uma Sequência que não deve editar. É o nível certo para uma equipe comercial que executa uma estratégia criada pelo marketing. Read only serve para visibilidade, e No access oculta completamente.

Comece com três etapas: um email, uma espera e uma tarefa para ligar. Mantenha em Draft enquanto escreve o template e verifica a janela de entrega. Depois, coloque em Live e inscreva alguns registros manualmente antes de automatizar a inscrição por um Workflow.

Quando a estrutura estiver funcionando, adicione uma condição para verificar se a pessoa abriu o email, uma Data Action para gravar o resultado no registro e uma etapa Sequence Action no Workflow que já cria seus leads inbound. A partir daí, o acompanhamento acontece sozinho, e sua equipe só entra quando uma conversa realmente começa.