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Convide novos usuários
Convide colegas de equipe para Frontline e escolha uma função: Proprietário, Administrador ou Usuário. Saiba o que cada função pode fazer no workspace.
Um espaço de trabalha Frontline é uma conta, não um arquivo pessoal. O modelo de dados, as visualizações e o Max só compensam quando as pessoas que conversam com os clientes estão no mesmo lugar. Convidar usuários é como você transforma uma instalação em uma empresa.
Proprietários e administradores enviam o convite. Você adiciona um nome, um e-mail e uma função. Frontline envia um convite por e-mail. A pessoa aceita, conclui uma breve integração e chega ao workspace com essa função. Os convites expiram após um determinado número de dias e você pode reenviar se alguém perder a primeira nota. Use o e-mail comercial com o qual eles farão login. Não convide uma caixa de entrada compartilhada.
Os três papéis
Cada usuário tem uma função: Proprietário, Administrador ou Usuário.
Os proprietários ficam no topo da conta. Eles podem fazer tudo o que um administrador pode fazer e estão protegidos de uma forma que um assento normal não está. Você não pode excluir um proprietário. Essa é a função dos proprietários do próprio workspace, geralmente os parceiros que abriram a conta Frontline. Mantenha a lista de proprietários curta. Dois ou três são suficientes para uma empresa rica.
Os administradores administram o workspace diariamente. Eles convidam e removem usuários, criam grupos de usuários, alteram esquemas de objetos e definem permissões. Eles podem remodelar People, Deals e visualizações quando o processo muda. Dê essa função à pessoa que realmente fará a manutenção do CRM: um COO, um chefe de operações ou um consultor técnico avançado que possui a ferramenta. Os administradores veem a conta da mesma forma que os proprietários. Eles não estão limitados ao seu próprio livro.
Os usuários fazem o trabalho. Eles abrem registros, movimentam negócios, registram chamadas, conversam com Max e vivem nas visualizações que você configurou. Eles não convidam a empresa e não redesenham o modelo de dados. A maioria dos consultores, associados e pessoal de atendimento ao cliente devem ser usuários. Se todos forem administradores, ninguém sabe quem tem permissão para alterar o pipeline.
A função não é o mesmo que um grupo e não é o mesmo que ser atribuída em um registro. O papel é o assento. Os grupos, na próxima lição, são como você concede acesso em peças mais refinadas. A tarefa de James Harrington é quem é o dono daquela casa. Um usuário pode ser atribuído a James sem ser administrador.
Max é um assento que você atribui
Convidar alguém para Frontline não ativa o Max para essa pessoa. O login CRM e Max são duas coisas diferentes. Se eles usarem Max, um proprietário ou administrador ainda terá que atribuir a eles um assento Max, uma vez que a conta tenha assentos para distribuir.
Os assentos são adquiridos no nível da conta, no faturamento. Então você atribui esses assentos às pessoas. Comprar cinco assentos não dá Max para cinco pessoas. Enche uma piscina. Você escolhe quem ganha um. Se a piscina estiver cheia, libere um assento de alguém que não precisa mais ou compre mais. Você não pode atribuir mais licenças do que as pagas pela conta.
Atribua um assento a qualquer pessoa que deva manter o Max após o teste: o consultor que registrará as chamadas a partir de uma nota de voz, obterá a linha do tempo de James antes de uma revisão ou deixará o rascunho do Max em sua caixa de correio. Pule o assento se eles precisarem apenas do CRM. O serviço ao cliente pode residir em Tickets e nunca precisar de Max. Tudo bem. Não gaste assento em um login que não utilizará o assistente.
Meeting Intelligence, o anotador, é um complemento no topo de um assento Max. Uma pessoa não pode ter o anotador sem assento. Se você retirar o assento, a licença também volta para a piscina.
Cada usuário recebe uma avaliação Max de 7 dias
Cada pessoa no workspace tem seu próprio teste do Max. Não é um teste para toda a empresa. São sete dias por usuário, e o relógio começa quando essa pessoa ativa o Max, não quando você envia o convite.
Até que sejam ativados, o Max estará pronto, mas não em execução. A ativação acontece no painel ou quando eles conectam algo que o Max precisa, como Gmail, WhatsApp ou Google Calendar. A partir desse momento, eles têm sete dias para experimentar a sincronização, o bate-papo e o trabalho que o Max pode fazer em seus registros. Quando os sete dias terminam, o Max para para eles, a menos que um assento seja atribuído.
Dois conselheiros convidados na mesma segunda-feira podem começar em dias diferentes e expirar em dias diferentes. O conselheiro de James pode ser ativado na terça-feira e precisar de uma vaga na terça seguinte. Outro companheiro de equipe pode esperar uma semana. Planeje as tarefas de acordo com o momento em que as pessoas realmente começarão, e não com a data do convite.
O julgamento é a rampa de acesso. O assento é como eles ficam. Se alguém usar o Max de verdade, atribua o assento antes do sétimo dia para que nada caia no meio da semana. Se estivessem apenas olhando, deixe o julgamento terminar e deixe a vaga para quem irá utilizá-la.
O que um novo usuário deve encontrar
Um bom convite chega a um workspace que já possui um modelo. People, Companies, Deals e Tickets são nomeados de acordo com a forma como a empresa fala. Lead e contato existem. Pipeline é o padrão no Deals. O compartilhamento por e-mail e WhatsApp está decidido. Se você convidar primeiro e projetar depois, os novos usuários inventarão seus próprios campos e visualizações privadas, e você passará um mês limpando.
Diga-lhes, numa frase, por onde começar. “Abra Contatos, marque seu livro com estrela e coloque a crítica de James Harrington em uma tarefa.” Max pode ajudá-los a encontrar registros desde o primeiro dia. Ele não pode consertar um workspace que tenha três versões da mesma pessoa porque ninguém foi convidado para um modelo compartilhado.
A seguir, configuraremos grupos de usuários, que é como essas funções obtêm permissões mais precisas em objetos, na linha do tempo da atividade e no Max.