Abra um registro e você verá uma linha do tempo. Esse feed é a imagem completa, não apenas as notas que alguém digitou. Ele pode incluir e-mails sincronizados de Gmail ou Outlook, bate-papos WhatsApp e grupos WhatsApp, alterações de auditoria quando um campo é movido, arquivos, tarefas e notas, chamadas e reuniões registradas por sua equipe.

Duas superfícies são importantes e são fáceis de misturar. A linha do tempo é o que você lê quando pergunta: “Qual é a história dessa pessoa?” Registrar uma atividade é o que você faz quando algo acontece offline e Frontline não consegue ver. O correio sincronizado e o WhatsApp já estão na linha do tempo. Você não precisa colá-los como uma nota.

Suas conversas com Max não são registradas. Max pode ler a linha do tempo e escrever atividades quando você perguntar, mas a conversa que você tem com ele permanece nesse chat. Isso não se torna uma linha no histórico de James.

People e Companies obtêm a versão mais rica disso. Quando o email ou WhatsApp está conectado, essas mensagens são anexadas à pessoa. Isso inclui bate-papos individuais WhatsApp e grupos WhatsApp. Se James estiver em um grupo familiar com outros Harringtons, esse tópico do grupo poderá chegar à sua linha do tempo e aos outros participantes que estão no CRM, com o nome do grupo na atividade. A linha do tempo da empresa capta a comunicação das pessoas vinculadas a ela, então o Harrington Family Office mostra os e-mails de James e WhatsApp sem que ninguém os copie. A última interação permanece atual em ambos os registros.

As reuniões também podem ser escritas sozinhas. Se o anotador estiver ativado e a sincronização de pessoas estiver ativada, uma reunião gravada será considerada uma atividade de reunião para cada pessoa correspondente. Verifique a linha do tempo antes de registrar a mesma chamada duas vezes.

Registre os momentos que Frontline não pode ver. Um telefonema do carro. Um almoço. Uma conversa no corredor depois de uma revisão. Uma breve nota que não é uma reunião, apenas o contexto que o próximo orientador precisará. Escolha o tipo que corresponde ao momento: nota, chamada telefônica, reunião ou um e-mail registrado Playbookmente ou tópico WhatsApp, caso nunca tenha atingido um canal conectado.

Você não precisa digitar isso no CRM. Você pode contar a Max, em uma mensagem ou nota de áudio, e ele pode registrar isso no registro. Após uma saída de uma revisão, envie uma nota de voz para Max: "Registre uma ligação com James Harrington esta manhã. Ele deseja que o IPS seja atualizado antes do financiamento." Max escreve a atividade em James, com o tipo correto e a data, da mesma forma que você faria no registro. Uma mensagem Slack ou WhatsApp para Max funciona da mesma maneira. O objetivo é colocar o momento na linha do tempo enquanto ainda está fresco, e não fazer do registro um segundo trabalho.

Use uma nota para comentários, não como uma gaveta de lixo para cada interação. Se foi uma chamada, registre uma chamada. Se for uma reunião, registre uma reunião. O tipo é o que permite que a linha do tempo e os relatórios digam a diferença entre “conversamos” e “alguém deixou um lembrete”.

Você pode retroagir uma atividade quando estiver se atualizando. Você pode marcar as pessoas que estavam na chamada. Você também pode apontar a atividade para um registro relacionado, de modo que uma chamada registrada em James possa fazer referência ao mandato de US$ 12 milhões em Deals. A história fica com a pessoa e o negócio ainda sabe que a conversa aconteceu.

Workflows pode registrar atividades da mesma maneira. Quando um formulário é enviado ou uma fase de negociação muda, Studio pode escrever uma nota ou um resumo da chamada no registro. Isso é útil para um registro consistente de documentos. Não é um substituto para a sincronização que a Frontline já faz. Não crie um Workflow que copie todos os e-mails recebidos em uma nota. O e-mail já está lá.

Nem todas as atividades são visíveis para todas as pessoas no workspace. Emails e WhatsApp, incluindo tópicos de grupo, seguem permissões de compartilhamento. Se você não tiver acesso à caixa de correio de um colega de equipe ou ao WhatsApp, ainda verá que algo aconteceu na linha do tempo, mas o conteúdo está oculto.

Essa regra é a mesma em todos os lugares que você olha. No aplicativo, a linha do tempo edita o corpo visualmente. Se você perguntar a Max o que James disse na semana passada, Max verá apenas o que você pode ver. Se você consultar a linha do tempo do CLI ou de um agente que você trouxer, o servidor aplicará as mesmas permissões antes que qualquer coisa seja retornada. Não há porta lateral. Um colega de equipe sem acesso não recebe o e-mail ou a transcrição WhatsApp perguntando a um cliente diferente.

Administradores e proprietários ainda podem trabalhar na conta. Todos os outros veem o histórico que receberam, além das notas, ligações e reuniões que a equipe registrou abertamente. Defina o compartilhamento ao conectar Gmail, Outlook ou WhatsApp e trate a linha do tempo como um registro compartilhado de trabalho, não uma cópia de cada caixa de entrada privada.

James começa como líder. Um e-mail recebido sobre uma primeira conversa é anexado automaticamente a ele, e o Harrington Family Office também mostra isso. Após uma chamada de descoberta, um consultor envia a Max uma nota de áudio e Max registra a ligação para James, com um breve resumo e a data em que aconteceu. O anotador junta-se à revisão do portfólio e uma atividade de reunião aparece no James sem que ninguém a digite.

Mais tarde, um grupo WhatsApp com James e dois membros da família fala sobre uma mudança de beneficiário. Esse tópico do grupo está na linha do tempo dele e nas outras pessoas do CRM que estavam no grupo. A equipe abre um Ticket para que as operações possam finalizar o trabalho. Quando o mandato é assinado, James passa de Lead para Contato. Os e-mails, o grupo WhatsApp, a chamada e a reunião não passam para um novo registro. Eles sempre foram dele. A conversão altera o tipo. Isso não reinicia a história.

É por isso que você não deve construir uma tabela “E-mails”, um objeto “Chamadas” ou um campo personalizado “Último e-mail”. E-mails são atividades. Bate-papos e grupos WhatsApp são atividades. As chamadas são atividades. A última interação já está mantida. Uma estrutura paralela divide a história e ninguém, incluindo Max, saberá em que lado confiar.

Uma linha do tempo saudável é específica e leve. Os momentos off-line são registrados com o tipo certo, por você ou pelo Max a partir de uma mensagem ou nota de voz. E-mail sincronizado e WhatsApp, incluindo grupos, são deixados sozinhos. As notas acrescentam julgamento, não uma segunda cópia de um tópico. Ofertas e ingressos relacionados estão a um clique da mesma conversa. People vê apenas os canais privados que tem permissão para ver, seja no aplicativo, conversando com Max ou usando o CLI com seu próprio agente.

Tarefas e arquivos ficam próximos a esse histórico e receberão sua própria lição posteriormente neste curso. Por enquanto, trate as atividades como a memória do registro. Os campos descrevem a pessoa. As atividades explicam o relacionamento.

A seguir veremos as tabelas: quando uma lista semelhante a uma planilha é o local certo e quando você deve permanecer em um objeto.