Cada usuario tiene un rol: propietario, administrador o usuario.

Los propietarios se encuentran en la parte superior de la cuenta. Pueden hacer todo lo que puede hacer un administrador y están protegidos de una manera que no lo está un asiento normal. No se puede eliminar un propietario. Esta es la función de las personas propietarias del workspace, normalmente los socios que abrieron la cuenta Frontline. Mantenga breve la lista de propietarios. Dos o tres son suficientes para una empresa patrimonial.

Los administradores manejan el workspace día a día. Invitan y eliminan usuarios, crean grupos de usuarios, cambian esquemas de objetos y establecen permisos. Pueden remodelar People, Deals y vistas cuando cambia el proceso. Asigne este rol a la persona que realmente mantendrá el CRM: un director de operaciones, un jefe de operaciones o un asesor tecnológico propietario de la herramienta. Los administradores ven la cuenta del mismo modo que lo hacen los propietarios. No se limitan a su propio libro.

Los usuarios hacen el trabajo. Abren registros, mueven acuerdos, registran llamadas, hablan con Max y viven en las vistas que usted configura. No invitan a la empresa y no rediseñan el modelo de datos. La mayoría de los asesores, asociados y personal de atención al cliente deberían ser usuarios. Si todos son administradores, nadie sabe quién puede cambiar la canalización.

No es lo mismo un rol que un grupo, y no es lo mismo que estar asignado en un registro. El rol es el asiento. En la próxima lección, los grupos le permitirán otorgar acceso en partes más detalladas. La asignación de James Harrington es quién es el dueño de esa casa. Se puede asignar un usuario a James sin ser administrador.

Invitar a alguien a Frontline no activa Max para esa persona. El inicio de sesión CRM y Max son dos cosas diferentes. Si deben usar Max, un propietario o administrador aún debe asignarles un puesto Max, una vez que la cuenta tenga asientos para repartir.

Los asientos se compran a nivel de cuenta, en facturación. Luego asignas esos asientos a las personas. Comprar cinco asientos no da cinco personas Max. Llena una piscina. Tú eliges quién recibe uno. Si la piscina está llena, libera un asiento a alguien que ya no lo necesita, o compra más. No puedes asignar más asientos de los que la cuenta ha pagado.

Asigná un asiento a cualquiera que deba conservar Max después de su prueba: el asesor que registrará las llamadas desde una nota de voz, extraerá la línea de tiempo de James antes de una revisión o dejará que Max haga borradores en su buzón. Salta el asiento si solo necesitan el CRM. El servicio al cliente puede vivir en Tickets y nunca necesitar Max. Eso está bien. No gaste un asiento en un inicio de sesión que no utilizará el asistente.

Meeting Intelligence, el anotador, es un complemento sobre un licencia de Max. Una persona no puede tener al anotador sin un asiento. Si quitas el asiento, esa licencia vuelve a la piscina también.

Cada persona en el workspace tiene su propia prueba Max. No es una prueba para toda la empresa. Son siete días por usuario y el cronómetro comienza cuando esa persona activa Max, no cuando envías la invitación.

Hasta que se activen, Max estará listo pero no en ejecución. La activación ocurre en el tablero o cuando conectan algo que Max necesita, como Gmail, WhatsApp o Google Calendar. A partir de ese momento tienen siete días para probar la sincronización, el chat y el trabajo que Max puede hacer en sus discos. Cuando finalizan los siete días, Max se detiene para ellos a menos que se asigne un asiento.

Dos asesores invitados el mismo lunes pueden comenzar en días diferentes y expirar en días diferentes. El asesor de James podría activarse el martes y necesitar un asiento el martes siguiente. Otro compañero de equipo podría esperar una semana. Planifique las tareas cuando las personas realmente comiencen, no alrededor de la fecha de invitación.

El juicio es la rampa de acceso. El asiento es como se quedan. Si alguien debe usar Max de verdad, asigne el asiento antes del día siete para que nada caiga a mitad de semana. Si solo estaban mirando, que termine la prueba y deje el asiento a alguien que lo use.

Una buena invitación llega a un workspace que ya tiene un modelo. People, Companies, Deals y Tickets se llaman así como habla la empresa. Existen Lead y Contact. La canalización es la opción predeterminada en Deals. Se decide compartir por correo electrónico y WhatsApp. Si invitas primero y diseñas después, los nuevos usuarios inventarán sus propios campos y vistas privadas, y pasarás un mes limpiando.

Dígales, en una frase, por dónde empezar. "Abre Contactos, destaca tu libro y pon la reseña de James Harrington en una lista de tareas pendientes". Max puede ayudarles a encontrar registros desde el primer día. No puede arreglar un workspace que tenga tres versiones de la misma persona porque nadie fue invitado a un modelo compartido.

A continuación configuraremos grupos de usuarios, que es la forma en que esos roles obtienen permisos más precisos sobre los objetos, la línea de tiempo de actividad y Max.