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Configurar Tasks y rutinas
Escribí instrucciones de tareas, elija integraciones y sepa qué hacen las herramientas del sistema, las Custom Tools y el acceso a datos CRM. Programe una revisión del canal o una búsqueda de clientes potenciales cerrada.
Una Task de Max es un trabajo que Max ejecuta sin que usted envíe un chat. Una revisión del oleoducto todos los lunes. Una búsqueda de clientes potenciales similares después de cerrar un trato. Las rutinas son la forma en que trabaja un asistente cuando usted no está en la habitación.
Están separados de las tareas pendientes de una Persona o de un Negocio, y de la lista de verificación que Max crea dentro de un chat. Ésos son trabajo humano o un plan para un mensaje. Una Task de Max es la automatización propia de Max, en su agente.
Puede crear una tarea en la interfaz de usuario de Tareas, a partir de una plantilla o en CLI. También puedes preguntar a Max. "Cree una tarea los lunes a las 8 a. m. que revise mis ofertas abiertas y señale cualquier cosa que esté estancada". Redactará el nombre, el horario, las instrucciones y el acceso. Léelo antes de habilitarlo.
¿Qué son las instrucciones?
Las instrucciones son el trabajo. Escríbalos como si estuviera informando a alguien que trabajará solo y luego le entregará el resultado.
Diga qué mirar, qué hacer y qué aspecto tiene “hecho”.
"Revisar mi Deals abierto. Grupo por etapa. Marcar cualquier cosa sin actividad en catorce días. Dejar los registros como están. Dame un breve resumen".
Cuando finaliza la ejecución, el texto que escribe Max es lo que recibirá si activó la notificación por correo electrónico, WhatsApp o Slack. La configuración de notificación ofrece ese resultado. Puedes dejar "envíame esto" fuera de las instrucciones. Termine el trabajo cuando el informe esté listo.
Herramientas del sistema, Custom Tools, acceso a datos e integraciones
Una tarea puede utilizar cuatro tipos de acceso.
Las herramientas del sistema están construidas por Frontline. Búsqueda web, búsqueda en LinkedIn, investigación, búsqueda de archivos, directorio. Utilícelos cuando el trabajo necesite la web abierta o sus archivos. Una búsqueda cerrada de clientes potenciales que busca empresas similares en línea necesita investigación o LinkedIn.
Las Custom Tools son herramientas API que creó su cuenta. Una calculadora de precios, una verificación de crédito interna, una búsqueda en el portal. Encienda uno cuando las instrucciones lo llamen API.
El acceso a datos y tablas es el propio Frontline. People, Companies, Deals, Tickets, objetos personalizados y tablas. Puede permitir la lectura, creación, actualización, eliminación y registro de actividades. Una revisión de canalización necesita Deals, Companies y People, normalmente de solo lectura. Una tarea que escribe una nota sobre una empresa necesita crear actividad en ese objeto. Las tablas son listas de referencia, como una lista de tarifas.
Las integraciones son aplicaciones conectadas. Google Drive, OneDrive, Calendario, Slack. Elija los que utiliza el trabajo. Si la tarea debe leer una carpeta de Drive, agregue Drive. Si debe prepararse a partir de un evento del calendario, agregue Calendario. El CRM ya está a nuestro alcance.
Dale a la tarea el acceso que el trabajo necesita.
Tareas programadas
Las tareas programadas se ejecutan según un reloj. Una tarea está programada o basada en eventos.
Revisión de oleoductos, lunes a las 8 a.m. Instrucciones: Revisa mi Deals abierto. Grupo por etapa. Mencione cualquier cosa que no haya actividad en catorce días, cualquier cosa que permanezca demasiado tiempo en el mismo escenario y los valores más importantes en riesgo. Utilice la Compañía, el People en el trato, la última interacción y abra Tickets. Dame un resumen breve que pueda ejecutar en stand-up. Acceso: Deals, Companies, People, Tickets, leer. Notificar a Slack o WhatsApp.
Encuentre más clientes potenciales de ganado cerrado, el viernes a las 4 p.m. Instrucciones: Mira Deals que ganamos en los últimos 30 días. Para cada empresa ganada, sugiera Companies y People similares que ya estén en Frontline y que todavía sean líderes, en la misma industria o de tamaño similar, sin ningún acuerdo abierto. Enumere a quién contactar y por qué. Acceso: Deals, Companies, People. Agregue investigación o LinkedIn si desea que busque fuera de Frontline.
Tareas basadas en eventos
Las tareas basadas en eventos se ejecutan cuando se activa un conector.
Ejemplo: se crea o actualiza un archivo en una carpeta de cliente en Google Drive o OneDrive. Instrucciones: Haga coincidir la carpeta o el nombre del archivo con una empresa. Agregue una nota sobre esa empresa con el nombre del archivo y una línea sobre lo que es. Acceso: Companies, crear actividad. Integración: Drive o OneDrive.
Tareas programadas que puedes ejecutar ahora para probar. Las tareas de eventos esperan el desencadenante. Deshabilite una tarea cuando desee pausarla.
Playbooks, a continuación, controla cómo se comporta Max cuando chateas o cuando redacta. Una tarea es un trabajo con un temporizador o un disparador. Puedes pedirle a Max que cree ambos.