Los cuatro objetos estándar vienen con campos que no debes recrear. People ya tiene nombre, correo electrónico, teléfono, rol, empresa y última interacción. Companies ya tiene un sitio web, una industria y una conexión sólida. Deals ya tiene etapa, valor y último cambio de estado. Tickets ya tiene estado y último cambio de estado.

Algunos de esos campos se mantienen para usted. El nombre de una persona se construye a partir del nombre y el apellido. La última interacción se mueve cuando llega la actividad. El logotipo de una empresa y los enlaces sociales se pueden completar desde el dominio. Si agrega "Último correo electrónico" o "Estado de la cuenta", ahora tiene dos fuentes de verdad. Primero revisa el objeto. Agregue un campo solo cuando la empresa tenga un dato que Frontline aún no almacena.

Cada campo tiene un tipo. El tipo no es decoración. Es lo que hace que el valor se pueda buscar, utilizar en vistas y ser legible para Max y sus Workflows.

El texto es para palabras. Una línea corta es adecuada para una fuente, un apodo o un rol. Active un área más larga cuando necesite una descripción. El correo electrónico, el teléfono y la URL siguen siendo texto, con un formato que valida el valor y permite hacer clic en él. Utilice esos formatos en lugar de un cuadro simple. Un teléfono almacenado como texto libre no coincidirá, llamará ni deduplicará como lo hace un campo de teléfono.

El número es para recuentos, porcentajes y dinero. Un valor de mandato y una cifra de AUM deben ser moneda, no una oración. Los porcentajes siguen siendo porcentajes. Los números enteros permanecen enteros. Si escribe "doce millones" en un campo de texto, no podrá totalizarlo en una vista ni utilizarlo en una fórmula.

La fecha puede ser un día, como una fecha de revisión, o una fecha y hora, como una reunión. Sí o no es para un binario verdadero, como "IPS en archivo". Si se encuentra agregando "tal vez", quería una selección.

Seleccionar es una lista breve y estable que usted controla: fuente de clientes potenciales, tolerancia al riesgo, tipo de mandato. Un valor o varios, según el campo. Las opciones reciben un nombre y un color, y se muestran como insignias. La relación es diferente. Úselo cuando el valor sea otro registro que pueda abrir, como Compañía en una persona o una cartera modelo que tenga su propia fila. Si la lista crece, tiene datos adicionales o necesita una línea de tiempo, es una relación, no una selección.

Los campos de usuario apuntan a personas en su workspace Frontline. Así es como un cliente potencial consigue un asesor y un ticket consigue un propietario. El campo Usuarios integrado en People, Deals y Tickets es de este tipo.

El archivo contiene un archivo adjunto en el registro. Avatar es la imagen en el registro y en Companies a menudo se completa por usted. La fórmula se calcula a partir de otros campos, como lo haría una hoja de cálculo, y se actualiza cuando cambian las entradas. Utilice una fórmula para algo así como una tarifa de AUM, no para un hecho que una persona deba escribir. Los campos de fórmula son de solo lectura.

Una vez que existe un campo, su tipo permanece. Puede cambiarle el nombre, hacerlo obligatorio o cambiar las opciones en una selección. No puedes convertir un cuadro de texto en una selección más tarde. Si eligió el tipo incorrecto, cree el campo correcto, mueva los valores y retire el anterior.

Requerido significa que el registro no se puede guardar vacío. Único significa que el valor no puede repetirse en ese objeto. Puede configurar ambos en los campos que agregue. Único abarca todo el objeto. No se restablece por tipo de registro, por vista o por propietario.

En People, el correo electrónico y el teléfono son únicos por diseño. Ese es el comportamiento del sistema, no una configuración que usted active. El correo electrónico es la identidad principal. El teléfono es el segundo. Frontline los usa para mantener a una persona como una sola persona. Si James Harrington ya existe con james@harringtonfo.com, no puede crear otro Lead o Contact con ese correo electrónico. Lo mismo ocurre con su número de teléfono. Una segunda creación se trata como un duplicado, no como una fila nueva.

Esa regla se aplica a Lead y Contact. A la singularidad no le importa de qué tipo sea. La conversión de James de Lead a Contact no libera el correo electrónico para un nuevo registro. Sigue siendo la misma persona, con el mismo correo electrónico y el mismo teléfono. Busca primero. Si está allí, conviértalo o actualícelo. No inventes un segundo James para que cada equipo pueda “tener el suyo”.

El teléfono tiene un comportamiento más del sistema. Frontline almacena una versión normalizada del número en segundo plano, por lo que formatos como (212) 555-0142 y +1 212 555 0142 cuentan como la misma persona. Trabajas con el campo del teléfono que ves. La coincidencia se gestiona por usted.

No agregue un segundo "correo electrónico del trabajo" o "móvil" y márquelos como únicos como solución alternativa. Lucharás contra la identidad que la plataforma ya impone. Los correos electrónicos o teléfonos adicionales, si los necesita, son datos adicionales, no una segunda clave. Deje Correo electrónico y Teléfono como claves del sistema y realice la conversión cuando cambie la relación.

Aún puedes poner algo único en un campo personalizado cuando la empresa lo necesite. Un número de cliente en Contact, o un código de cuenta en una empresa, es bastante único. Solo sepa que está agregando una regla para todo el objeto, incluidos todos los tipos de registros.

Un nuevo campo puede aparecer en cada tipo de registro, o en uno solo. La fuente y el siguiente paso pertenecen a Lead. El hogar, la cadencia de revisión y el IPS archivados pertenecen a Contact. El nombre, el correo electrónico y el teléfono pertenecen a ambos, por lo que la conversión nunca se siente como si los datos hubieran desaparecido. Si agrega "Revisar cadencia" y olvida establecer su alcance, aparecerá en todos los clientes potenciales. Sea deliberado.

Nombra los campos como la gente los dice en voz alta. "Revisar cadencia", no "revisar_cadencia". “fuente Lead”, no “src”. La etiqueta es lo que utilizarán la interfaz de usuario, el API y el Max.

En People, James ya tiene nombre, apellido, correo electrónico y teléfono. Estos dos últimos son únicos en toda la empresa. Como Lead, también muestra el origen y el siguiente paso. Después de la conversión, esos campos potenciales abandonan el diseño. Aparecen los campos Contact: Hogar, Revisar cadencia, IPS en archivo. El correo electrónico no se movió. El teléfono no se movió. La empresa no se movió. Sólo cambiaron los hechos visibles.

En la oferta, el valor es la moneda y la etapa es una selección. Puede agregar el tipo de mandato como selección y la fecha de financiación esperada como fecha. No agregaría "correo electrónico del cliente" en la oferta. Ese correo electrónico vive en James y ya es único allí. No agregaría "Fecha de la última llamada". Esa es la última interacción, impulsada por las actividades.

En Harrington Family Office, puede agregar un custodio como selección si la lista es corta, o una relación con una tabla de Custodios si cada custodio tiene más de un nombre. La siguiente lección trata sobre esa elección.

Una lista de campos saludable es aburrida en el mejor de los sentidos. Los tipos coinciden con los datos. Lead y Contact muestran cada uno lo que necesitan. El correo electrónico y el teléfono en People siguen siendo las claves del sistema, únicas en cada tipo. Nada duplica un campo que Frontline ya calcula. Nada almacena una conversación que pertenece a la línea de tiempo.

Si no está seguro, escriba la pregunta en un bloc de notas. "¿Cuál es el mes de revisión de James?" es un campo. “¿Qué dijimos el martes?” es una actividad. "¿Cuál es nuestra tabla de tarifas para cada clase de acciones?" Probablemente sea una mesa.

A continuación veremos las actividades: el historial que se completa alrededor de los registros una vez que los campos y el modelo están en su lugar.