Consi Studio reemplazó un proceso de reservas totalmente manual por un agente de IA que gestiona la agenda, los pagos y la comunicación con los clientes en tiempo real.
Sobre Consi Studio
Consi Nicola tiene más de 10 años de experiencia como maquilladora profesional, habiendo trabajado con más de 400 novias a lo largo de su carrera. Impulsada por su pasión por el oficio, fundó Consi Studio, un estudio de maquillaje ubicado en Carrasco, Montevideo, donde trabaja junto a un equipo de artistas formadas bajo su propia técnica y estilo. Hoy el estudio ofrece servicios para novias, eventos sociales y formación profesional, posicionándose como una marca en crecimiento dentro de la industria.
El reto
A medida que el negocio crecía, también lo hacía la complejidad detrás de cada reserva. Lo que parecía una simple pregunta —«¿Tenés disponibilidad?»— disparaba en realidad un proceso largo, manual y muy coordinado. Cada cliente nueva requería entender el servicio que necesitaba, identificar su artista preferida, chequear la disponibilidad en varias agendas y, a menudo, sugerir alternativas cuando el horario deseado no estaba libre.
Incluso cuando se encontraba un horario, el proceso no terminaba: había que confirmar internamente con la artista, validar la reserva con la clienta, pedir una seña, verificar el pago, registrar la cita, enviar recordatorios y luego asegurar el pago final. A eso se sumaba gestionar cancelaciones, reprogramaciones y actualizaciones constantes en múltiples calendarios. Todo esto lo hacían manualmente dos personas, que además respondían un alto volumen de mensajes.
El problema se hacía aún más evidente fuera del horario laboral: los mensajes se acumulaban, los tiempos de respuesta crecían y se perdían clientas potenciales simplemente por demoras. Sumar más artistas significaba más agendas que gestionar, aumentando todavía más la complejidad operativa. Consi Studio había escalado la demanda, pero su operación seguía siendo totalmente manual.
La solución
Para resolverlo, diseñamos e implementamos a Maca, un agente de IA que se integra directamente en la operación del estudio. Maca no reemplaza una sola tarea: se hace cargo de todo el flujo de trabajo.
- Responde a las clientas en tiempo real, entendiendo sus necesidades y preferencias
- Accede a la disponibilidad del equipo para proponer horarios concretos
- Reserva y bloquea automáticamente los horarios mientras la reserva está en curso
- Gestiona todo el flujo de reserva: coordina con la artista, confirma la cita y maneja los pagos
- Verifica las señas, hace seguimiento de pagos pendientes y envía recordatorios
- Gestiona cancelaciones y reprogramaciones, actualizando las agendas en tiempo real
- Asegura que el pago final se complete y que toda la información quede registrada
Todo esto sucede de forma conversacional, dentro del mismo canal donde la clienta inició el contacto, sin fricción y sin necesidad de intervención manual. Detrás de escena, Maca conecta calendarios, sincroniza datos y ejecuta tareas críticas que antes requerían coordinación humana constante, eliminando errores y garantizando consistencia operativa.
Los resultados
- 270+ conversaciones gestionadas en la primera semana sin intervención humana
- Tiempos de respuesta instantáneos, incluso fuera del horario laboral
- Eliminación de conflictos de agenda gracias a la disponibilidad centralizada
- Reducción significativa de la carga manual del equipo
- Operación escalable sin aumentar la carga administrativa
Lo más importante: Consi Studio pasó de una operación manual y difícil de escalar a un sistema que permite crecer sin aumentar la carga administrativa. Lo que antes dependía de una coordinación constante, ahora corre de forma automática, ordenada y en tiempo real.
